세무 기록 보관: 얼마나 오래 보관해야 충분할까?
특별 상황
기록을 전자 형태로 백업해 보관하기
많은 금융기관이 전자 명세서와 문서를 제공하고 재무 정보가 인터넷에서도 확인 가능한 요즘, 은행 명세서, 세금 신고서, 보험 증권 등 주요 기록을 백업해 두는 것이 훨씬 쉬워졌습니다.
원본이 종이로만 제공되더라도 스캔 후 디지털 파일로 변환할 수 있습니다. 전자 파일이 되면 외장 하드, USB, CD/DVD 등에 저장해 둘 수 있습니다(라벨은 꼭 부착).
또한 온라인 백업도 고려해볼 수 있습니다. 이는 재해가 발생하더라도 자료를 안전하게 보존할 수 있는 가장 확실한 방법입니다.
주의:
요즘은 신원 도용이 매우 심각한 위협이기 때문에 각별한 주의가 필요합니다.
더 이상 보관할 필요가 없는 세금 관련 기록, 금융 명세서, 개인 정보가 포함된 문서 등은 반드시 파쇄하여 폐기해야 하며, 일반 쓰레기통에 그냥 버려서는 안 됩니다.
기업 기록 보관 기간
1년 보관
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고객 및 공급업체와의 서신
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입금 전표 사본
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구매 주문서(구매부 사본 제외)
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물품 수령서
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청구서 요청서
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속기 노트
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창고 출고 증명서
3년 보관
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퇴사 후 직원 인사 기록
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구직 신청서
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만료된 보험 증권
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일반 서신
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내부 감사 보고서
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내부 보고서
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소액 현금 영수증
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실물 재고 태그
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직원 저축채권 등록 기록
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시급 직원의 근태 카드
6년 보관
(부실채권 공제 또는 무가치 증권 손실 관련 기록은 7년)
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사고 보고서 및 청구
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매입·매출 채권 원장 및 스케줄
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은행 명세서 및 조정 기록
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취소된 수표
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취소된 주식·채권 증서
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고용세 기록
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비용 분석 및 배분표
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만료된 계약·임대차
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만료된 옵션 기록
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제품·자재·재고 목록
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고객 송장
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수취어음 원장
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급여 기록(퇴직자 지급 포함)
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공장 원가 원장
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구매부 사본 구매 주문서
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판매 기록
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보조 원장
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근태장
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출장 및 접대비 기록
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공급업체·직원 등 지급 바우처
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바우처 등록부 및 스케줄
영구 보관 (Forever)
(법적으로 영구 보관이 의무는 아니지만 실무상 강력 추천)
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공인회계사(CPA) 감사 보고서
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중요한 지급 수표(특히 세금 관련)
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현금 출납부, 계정과목표
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유효한 계약 및 임대차
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법인 설립 문서(정관 등)
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고정 자산 취득 관련 근거 서류
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부동산 등기
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감가상각표
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연말 재무제표
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총계정원장, 보조원장, 연말 시산표
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보험 기록 및 사고·청구 서류
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투자 거래 확인서
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IRS 감사 보고서
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분개장
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법률 문서 및 중요 서신
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이사회 및 주주 회의록
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저당·매매 문서
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외부 감정인의 자산 평가서
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부동산 기록
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연금·퇴직 기록
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세금 신고서 및 워크시트
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상표 및 특허 등록 문서
개인 기록 보관 기간
1년 보관
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은행 명세서
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급여 명세서(W-2와 대조 후 폐기)
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취소된 수표
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월간·분기별 펀드/연금 명세서(연말 명세서와 대조 후 폐기)
3년 보관
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신용카드 명세서
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의료비 청구서(보험 분쟁 대비)
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공과금 명세서
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만료된 보험 증권
6년 보관
(부실채권 또는 무가치 증권 손실 관련 자료는 7년)
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세금 신고 지원 서류
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사고 보고서 및 청구
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세금과 관련된 의료비
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부동산 기록 / 개선 영수증
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영수증
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임금 압류 기록
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기타 세금 관련 청구서
영구 보관
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CPA 감사 보고서
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법률 문서
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중요한 서신
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모든 소득세 신고서
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세금 납부 수표
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투자 거래 확인서
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연금·퇴직 기록
특별 상황
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자동차 기록: 차량 판매 시까지
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카드 영수증: 명세서와 대조 후 폐기
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보험 증권: 보험 유지 기간 동안
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모기지/등기/임대차: 계약 종료 후 6년
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급여 명세서: W-2와 대조 후
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부동산 개선 영수증: 부동산 판매 시까지
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영수증: 보증기간 종료 시까지
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주식·채권 기록: 매도 후 6년
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제품 보증서 및 설명서: 제품 사용 기간 동안
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기타 청구서: 다음 명세서에서 결제 확인 후 폐기
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감가상각 및 자본 자산 기록: 자산의 세무 수명이 끝난 후 3년